濮阳医学高等专科学校学生档案管理规定

（试行）

第一章 总 则

第一条为了加强学校的学生档案管理工作，提高学生档案管理水平，实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案的安全、保密，充分发挥学生档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》和《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》等法规制定本规定。

第二条学生档案材料的收集归档，本着实事求是的原则，着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的文件材料，并进行规范化管理,使之有效地为国家和社会选拔人才服务，为社会主义现代化建设服务。

第三条学校学生档案由学生处统一管理，学生档案材料由系部辅导员负责收集，严格执行国家有关的法律、法规和党的组织人事等工作的政策、规定。

第二章 学生档案建立、完善

第四条新生入学注册取得学籍，学校即为学生建立档案。档案材料包括：

高中档案材料（高考报名登记表、考生体格检查表、高考考生志愿表、高中成绩登记表、高中毕业生登记表、党团组织材料等）

学生学籍登记表（学校档案室存档）

学生入学登记表

学生入学体检表

录取通知书

第五条系部负责督促学生完善缺失的档案材料，第一学期内完成初步建案，按学号排序汇总移交学生处档案室归档；每年十月前系部汇总学生学年总结、奖惩情况、社会实践情况等档案材料移交学生处档案室归档。

第三章 学生档案保管、转递

第六条学生档案由专人保管，管理人员要严守保密纪律，对档案材料要专柜严格保管，经常检查，按照档案保管规范予以保管，防止火烧、虫咬、水湿、磨破、丢失、差错、混乱等现象。

第七条毕业生档案归档材料：

高中档案材料（高考报名登记表、考生体格检查表、高考考生志愿表、高中成绩登记表、高中毕业生登记表、党团组织材料等）

学生入学登记表

学生入学体检表

录取通知书

学籍异动表

奖惩情况登记表（在校期间所受奖励、处分等材料）

在校期间成绩单

毕业生登记表

党、团组织关系材料

社会实践活动登记表（获得荣誉等材料）

其他可供参考的有保存价值的材料

学生档案属机要文件类，一经归档，不允许任何人涂改、剔除；毕业生档案在毕业当年5月10日前审核完毕并由学生处统一封档。

第八条学生毕业后，学生处根据毕业生就业报到证报到单位、地址转递毕业生档案；原则上不准自带档案，因特殊情况可持身份证、调档函和单位人事部门介绍信提取档案；毕业生档案暂留学生处档案室者，学校可免费保管两年，逾期学生档案将被转递到学生生源地市人事部门人才交流中心。

第四章 学生档案查阅

第九条学生档案室只向部门、单位开放，查阅者持单位人事部门介绍信以单位的名义查阅学生档案，并做好记录。

第十条在新生资格审查中审核学生档案，审核合格后入库；对于档案材料漏缺者要求其生源地招生办补齐材料。

第十一条对于学生毕业后档案材料出现意外情况的，学校根据学生在校期间的记录补办。

第十二条因考察任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要，可以查阅学生档案。其他需要或校外单位因公需要查阅学生档案的，经学生处处长同意，可根据需要提供部分或全部档案材料。

第十三条学校以外单位需要查阅毕业生档案时，须持有单位所在地县、人事部门查阅档案介绍信，经主管领导同意后方可查阅。

第十四条学生档案原则上不外借，特殊情况须出具情况说明，并经有关领导签字批准后方可借出（原则上不得超过三天）；凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得拆卷、涂改、划记号、撕页，更不能将档案交本人或亲属翻阅。

第十五条学生档案归还时，档案管理人员要仔细检查看是否有掉页、涂改等现象，核对无误后方可办理相关手续。

第五章 归档要求

第十六条归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，由承办部门或个人署名，注明形成材料的时间。

第十七条归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

第十八条 学生档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料、证书需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

第六章 附则

第十九条 对违反本规定，涂改、伪造毕业生档案材料的要追究责任，严肃查处。

第二十条 本规定由学生处负责解释。